Этикет встреч

Рекомендации для продуктивных обсуждений

Какой такой этикет?

Этикет встреч — это рекомендации, которые помогают проводить встречи в больших компаниях менее болезненно и более продуктивно.

Я Ксюша Ильиных, продуктовый дизайнер. Я работаю в Контуре и помогаю делать продукты для бизнеса удобными и красивыми. Контур — большая компания, и мы с коллегами много общаемся. Бывает, что весь день занят встречами. Чтобы не страдать на встречах, я сформулировала рекомендации для организаторов и участников, и получился этикет встреч.

Ты хочешь организовать встречу

Подумай, нужно ли вообще встречаться

Встречи нужны для обсуждения и совместного поиска решения. Возможно, вопрос можно обсудить без встречи — в почте или в чате. Или, например, обсуждать ничего не нужно, и достаточно известить всех и для этого написать письмо с решением.

Сформулируй цель

Если встреча нужна, сформулируй цель. Что должно произойти в результате встречи?

Подумай, кто нужен на встрече

Не проводи встречу, если нет кого-то из заинтересованных или принимающих решение. Не приглашай как можно больше людей «на всякий случай».

Погрузи коллег в контекст

Для этого подготовь документацию: аналитику в вики, баг в ютреке или карточку в трелло. Напиши в приглашалке тему и вводную с ссылкой на документацию. Не отправляй встречу с темой «Поговорить» без описания, если только ты не хочешь застать человека врасплох.

Назначай встречу заранее

Наверняка ты работаешь с организованными людьми — они планируют свой день, поэтому на сегодня всё уже занято работой, даже если в календаре пусто.
 А ещё им надо успеть подготовиться ко встрече.

Стандартная встреча — 30 минут

За 30 минут можно обсудить большинство вопросов. Если встреча намечается большая, дольше 1 часа, например, ретроспектива, предусмотри небольшой перерыв. 10 минут в середине будет достаточно.

Помни о коллегах в других городах

Встреча в 10 утра в Екатеринбурге — это 8 утра в Питере и в Москве.

Подытожь

В конце встречи подытожь, что было сказано и решено, обозначь следующие шаги.

Тебя зовут на встречу

Подумай, нужен ли ты

Подумай, нужен ли ты на встрече, сформулируй для себя цель. Если считаешь, что лучше без тебя, обсуди это с организатором. Не динамь встречу, никому не сказав.

Подготовься

Прочитай документацию (аналитику в вики, карточку в трелло, баг в ютреке). Если нужно, освежи в памяти что-то еще.

На встрече

Не опаздывай

Не заставляй других членов команды тратить время на ожидание. Если понимаешь, что опаздываешь, предупреди. А когда опоздал, извинись.

Не теряй время

Если понимаешь, что бесполезен на встрече, уточни, нет ли к тебе больше вопросов. Если нет — вставай и уходи. Это нормально.

Не пытайся быть многозадачным

Если ты присутствуешь на встрече, значит, это важно. Нужно следить за темой обсуждения, а не уходить в телефон или ноутбук. Если стало скучно и хочется потупить в телефон, смотри предыдущий пункт.

Не отвлекай других

Не зови внезапно на встречу человека, если понял, что он нужен, уже на встрече. Он занят работой и не в контексте. Не факт, что он быстро сориентируется, но отвлечете вы его точно.

Не перебивай и не перекрикивай

Если появился вопрос, запиши на листок. Как правило, в ходе беседы большинство вопросов снимается.

Задавай вопросы

Особенно тем, кто молчит. У всех разный темперамент, не все решатся спросить. Важно знать мнение всех.

Критикуй правильно

Правильная критика — объективная, конкретная и относящаяся к делу. Она приносит пользу. Не надо сразу критиковать, так как даже конструктивная критика блокирует мыслительный процесс, что уж говорить о деструктивной.

Убедись, что всё ок

Убедитесь, что все поняли, что итоговое решение принято и идет в работу. И что все с ним согласны. Иначе пройдут недели, пока кто-то поймёт, что что-то не так.

После встречи

Напиши письмо с итогами на всех, кто присутствовал, распиши следующие шаги, обозначь, кто что будет делать. Это поможет исключить недопонимание, и участники встречи будут тебе благодарны.

Поделиться
Отправить